marzo 8, 2024
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5 mejores prácticas para eficientar la gestión de alumnos
Cómo aprovechar mejor las herramientas de gestión
La gestión de alumnos se ha transformado significativamente en los últimos años gracias a avances tecnológicos que han simplificado procesos y optimizado la eficiencia. Sin embargo, hay instituciones educativas que, tal como los años de prestigio que han ganado, no han tomado nota de éstos para ponerse al día.
En este contexto, para cualquier institución educativa que desee ser competitiva, es esencial examinar detalladamente cómo estas transformaciones han impactado la gestión de alumnos. La automatización de procesos, la personalización de la experiencia y la recopilación inteligente de datos se han convertido en piedras angulares de una gestión efectiva en este nuevo paradigma educativo.
A continuación, se presentan cinco estrategias fundamentales que pueden marcar la diferencia en la captación de aspirantes y en la gestión eficiente de los estudiantes matriculados.
1. Optimización de procesos de inscripción:
Simplificar y agilizar los procesos de inscripción reduce la carga administrativa y mejora la impresión inicial que los futuros estudiantes y sus padres tienen de la institución. En otra entrada de nuestro blog, exploramos cómo generar más alumnos desde dos pasos fundamentales: El primero dar a conocer tus planes de estudio al target adecuado mediante correos masivos, redes sociales y demás métodos de marketing digital. El segundo y más importante, implementar herramientas tecnológicas que te permitirán tener automáticamente formularios en línea intuitivos, proporcionar asistencia en tiempo real y utilizar tecnologías de verificación de documentos para hacer que el proceso de inscripción sea más eficiente y atractivo.
Desde la gestión de contactos hasta la automatización de comunicaciones personalizadas (incluso por cada vez más imperceptibles chatbots), descubriremos cómo estas herramientas pueden mejorar la eficacia de las campañas de captación, seguimiento y retención de alumnos.
2. Personalización de la experiencia del alumno.
Los mercadólogos saben que la experiencia del cliente o CX es la tendencia global para diferenciarse entre la competencia. Este concepto llega también al ámbito educativo, extendiéndose a cada interacción que un estudiante potencial tiene con una escuela.
Desde la primera búsqueda en línea hasta la matriculación y más allá, cada paso del viaje del estudiante contribuye a su percepción global. Una experiencia positiva aumenta la probabilidad de captar a nuevos estudiantes a la vez que construye una base sólida para la lealtad a largo plazo y la promoción boca a boca. De ahí la importancia de la personalización de la CX del alumno… o sus padres.
La personalización va más allá de simplemente dirigirse a los estudiantes por su nombre. Es importante adaptar programas académicos, servicios de apoyo y actividades extracurriculares para satisfacer las necesidades individuales de cada estudiante. Lo mejor de todo es que esta década de los 20 nos ofrece cada vez más opciones para lograrlo.
La experiencia del alumno no se limita al aula; abarca todos los puntos de contacto que tiene con la institución. Desde el primer contacto durante el proceso de inscripción hasta la graduación, cada interacción contribuye a la percepción general del alumno sobre su experiencia educativa. En este contexto, la institución debe esforzarse por comprender las expectativas de los estudiantes y superarlas.
Existen plataformas que permiten desde la gamificación (conocimiento a través de logros y juegos educativos) hasta la enseñanza fuera de edificios con salones físicos. Un ejemplo es EduCare, una plataforma online que utiliza datos detallados para crear planes de aprendizaje únicos para cada estudiante, incluyendo planes para el profesor y padres de familia. Esta personalización ha llevado a mejoras significativas en la retención y el rendimiento académico.
3. Integración de datos para toma de decisiones.
La recopilación de datos es crucial, pero su verdadero valor radica en cómo se utilizan para la toma de decisiones informadas. Existen casos específicos donde el análisis de datos ha llevado a mejoras significativas en la gestión de alumnos, desde la planificación de recursos hasta la identificación de áreas de mejora en los procesos académicos y administrativos.
La toma de decisiones informada es clave en la gestión de alumnos. Sin embargo, el Big Data por muy voluminoso que sea, no es útil mientras no se sepa cómo utilizar tanta información. De ahí la importancia de utilizar herramientas que faciliten esta comprensión de datos y la esquematicen para un mejor uso. Por ejemplo, nuestro CRM permite visualizar en tiempo real los reportes de acuerdo con las necesidades de cada área en diferentes modalidades y arma reportes. Hay otras plataformas que van más allá de la recopilación de datos, ofreciendo análisis predictivos que ayudan a anticipar tendencias académicas. Esta integración efectiva de datos permite a los encargados de la gestión implementar estrategias proactivas para el éxito estudiantil.
4. Comunicación eficiente entre docentes y padres
En este apartado, nos sumergimos en la necesidad de establecer y mantener una comunicación abierta y efectiva con los padres y alumnos.
Desde la implementación de plataformas de comunicación hasta la organización de eventos regulares, es necesario usar alternativas que superen al ineficaz y a veces confuso grupo de WhatsApp y, en cambio, fortalezcan los lazos entre la institución educativa, los estudiantes y sus familias con opciones que generen orden, eficacia en la claridad y prioridad de avisos generales así como una línea de comunicación de dos vías pero centrada en el alumno.
Una comunicación abierta es fundamental, pero debe seguir ciertos lineamientos para no perderse en un mar confuso de mensajes. ParentSquare no sólo se limita a enviar notificaciones; facilita un diálogo continuo mediante chats y reuniones virtuales. Esto fortalece la colaboración entre la escuela y el hogar, creando un entorno de apoyo integral para los alumnos.
5. Automatización de informes académicos
Evaluar a los alumnos es parte intrínseca de cualquier institución educativa que busque prestigio. Sin embargo, la evaluación suele ser uno de los factores que más quitan tiempo a las personas que trabajan en una escuela. Afortunadamente, hay muchas herramientas que Simplifican la generación y distribución de informes académicos como Parashift. Esta plataforma ha reducido significativamente el tiempo dedicado a la preparación de informes, permitiendo a los docentes centrarse más en la enseñanza. Además, ha mejorado la consistencia y la precisión de los informes.
La década de 2020 ha presenciado la adopción acelerada de tecnologías emergentes en la gestión de alumnos. Desde el uso de inteligencia artificial para prever patrones de rendimiento estudiantil hasta la implementación de aplicaciones móviles para facilitar la comunicación, estas innovaciones están transformando la forma en que las instituciones educativas abordan la gestión de alumnos.
La aplicación de estrategias de marketing centradas en el cliente, como la utilización efectiva de plataformas digitales, la creación de contenido relevante y la respuesta ágil a las consultas, se convierte en un componente esencial para construir una marca educativa distintiva y exitosa en la era digital.
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