Cómo mejorar la experiencia del aspirante y convertir más prospectos en alumnos

Claro, los padres de familia y estudiantes buscan sobre todo una institución educativa que ofrezca una educación de calidad. Sin embargo, es lo que prácticamente todas ofrecen en sus materiales de comunicación. Esto hace que otros factores entren en juego al momento de elegir dónde inscribirse. 

Quizá el más importante de esos factores es el impacto de la CX o experiencia del cliente. De acuerdo con Forbes, «la generación Z está mucho menos satisfecha con las experiencias del cliente actuales, con tan sólo un 50% de satisfacción, en comparación con el 71-72% de las generaciones anteriores».  Esto quiere decir que los aspirantes a instituciones educativas buscan, ante todo, experiencias positivas y prácticas que los hagan decidirse a ser futuros alumnos. 

La etapa de ser aspirante es decisiva: ahí se forja la primera impresión y se define si el estudiante y su familia continuarán el proceso. En este artículo te compartimos estrategias para mejorar la CX o experiencia del aspirante y, con ello, incrementar tus tasas de conversión de prospectos a alumnos.

1. Facilita el acceso a la información

¿Cuál es el primer paso que da un aspirante? 

Es lo que en Kapta School llamamos “seguir el caminito” o “pensar en el dolor de muelas”. Poniéndonos en el lugar de los padres que buscan la mejor escuela para sus hijos o en los mismos aspirantes que están buscando dónde estudiar, partimos en pensar sus hábitos, sus necesidades, sus limitantes y de ahí seguir en carne propia el proceso que realizan. 

Esto implica visitar el sitio web de la institución, redes sociales o acudir presencialmente a las instalaciones. Al hacerlo, asegúrate de que tu escuela ofrezca todos los datos necesarios y de forma organizada:

• Información clara de costos y procesos: Ser transparentes con colegiaturas, cuotas de inscripción y becas evita confusiones y genera confianza.

• Requisitos de admisión: Explicar con detalle documentos, tiempos y pasos a seguir reduce incertidumbres y mejora la experiencia.

• Opciones de contacto: Proveer teléfonos, correos y formularios web accesibles permite a las familias obtener respuestas de forma rápida.

• Promociones y ventajas competitivas claras: ¿Tienes beneficios o promociones que te destacan de la competencia? Esto debe ser lo que más destaque en toda la comunicación. Es muy importante que tu equipo de mercadotecnia y comunicación verifique siempre que las promociones estén publicadas solamente durante el tiempo que estén vigentes.

Cuando la escuela ofrece claridad y accesibilidad, da una primera impresión profesional y demuestra consideración por el tiempo y la tranquilidad de los futuros alumnos.

2. Optimiza la comunicación y el seguimiento

Uno de los desafíos más grandes en el proceso de inscripción es mantener un contacto continuo y efectivo con los aspirantes. Para lograrlo:

• Utiliza un sistema de gestión de prospectos: En eso, somos los expertos, ya que softwares como Kapta Schools están hechos precisamente para simplificar y unificar el registro de datos, para así organizar la comunicación y permitir programar recordatorios.

• Segmenta y personaliza: No todos los prospectos tienen las mismas necesidades. Ajusta tus mensajes y aborda inquietudes específicas, demostrando cercanía.

• Automatiza confirmaciones y recordatorios: Enviar correos o notificaciones automáticas sobre eventos, fechas límite y requisitos disminuye la probabilidad de que el aspirante abandone el proceso.

Con estas acciones, el aspirante se siente bien atendido, reduce sus dudas y el riesgo a recibir información repetida o errónea, por lo que es más propenso a completar la inscripción.

3. Ofrece experiencias presenciales y virtuales atractivas

En la etapa de evaluación, muchos aspirantes buscan conocer la infraestructura y el ambiente de la escuela:

• Visitas guiadas y open houses: Organiza eventos en donde los futuros alumnos puedan explorar instalaciones, interactuar con docentes y ver en acción la oferta educativa.

• Experiencias virtuales: Para aquellos que no pueden trasladarse, brinda tours virtuales o sesiones en línea donde se hable de la filosofía educativa y se resuelvan preguntas.

• Actividades de integración: Invita a los aspirantes a talleres, clases de prueba o charlas con estudiantes activos para que vivan la cultura de la institución.

Al construir experiencias inspiradoras y participativas, la escuela genera recuerdos positivos en los aspirantes y los acerca a la inscripción definitiva.

4. Capacita a tu equipo de admisiones

Sabemos que tú y tu equipo tienen muy claro que el personal de admisiones es la cara de la institución en el primer contacto y que por eso es importante capacitarlos adecuadamente. En Kapta Schools sugerimos estos tres puntos principales:

• Brinda formación constante en ventas, atención al cliente, marketing y manejo de objeciones.

• Implementa guías y guiones de atención para lograr respuestas rápidas y homogéneas, sin perder el trato personalizado. La experiencia al cliente valora mucho este último punto, el equipo de admisiones debe ser empático para saber qué está buscando cada aspirante o tutor.

• Comparte la misión y valores de la escuela: Cuando el equipo cree en lo que ofrece la institución, transmite credibilidad y empatía al aspirante.

Un equipo capacitado y alineado con los valores de la escuela genera confianza y ofrece una experiencia más fluida.

5. Facilita el proceso de inscripción

Aun cuando el aspirante se ha decidido, muchos se desaniman si el trámite de inscripción es complicado o confuso. Para evitar esto:

• Explica en detalle cada paso y acompáñalos en la recolección de documentos.

• Digitaliza el proceso: Las plataformas de inscripción en línea agilizan la entrega de papeles, pago de cuotas y recolección de firmas, ofreciendo comodidad a las familias, sobre todo aquellas que buscan una escuela porque están por mudarse de otra ciudad y por lo mismo no pueden por el momento entregar personalmente documentos. 

• Proporciona múltiples canales de pago: Uno de los valores de la CX de la generación Z es ofrecer una gran variedad de opciones al cliente para que elija la que más le convenga. Facilitar pagos en línea, transferencias bancarias y tarjetas de crédito o débito evita que detalles administrativos se conviertan en barreras.

Cuanto más sencillo sea este trámite, menos posibilidades habrá de que el aspirante pierda interés o se confunda.

6. Mide y mejora continuamente

La experiencia del aspirante es un proceso vivo, y cada ciclo escolar ofrece oportunidades de mejora. Por ello:

• Recaba retroalimentación: Al finalizar el proceso, envía encuestas de satisfacción para identificar puntos críticos en la experiencia de los aspirantes.

• Analiza métricas: Tasa de conversión, canal de contacto más efectivo, tiempos de respuesta y motivos de abandono del proceso.

• Experimenta con estrategias: Prueba nuevos canales de comunicación, metodologías de tours, campañas en redes sociales o formatos de inscripción.

Al aprender de los resultados y poner en práctica mejoras constantes, tu escuela podrá adaptarse mejor a las necesidades de cada generación de aspirantes.

Como ves, brindar información clara, optimizar la comunicación y el seguimiento, ofrecer experiencias atractivas, capacitar a tu equipo y facilitar los procesos de inscripción, pueden hacer que tu escuela destaque y se gane la confianza de las familias. Con soluciones tecnológicas como Kapta Schools, puedes gestionar estos pasos de manera sencilla y centralizada, asegurando que cada persona interesada en tu institución reciba la mejor atención posible.

En sus marcas, listas, ¡fuera! Aplica estos consejos y verás cómo tu escuela llevará la delantera cuando los futuros estudiantes decidan premiar a la opción que les ofrezca una experiencia de admisión más ágil, humana y exitosa.