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Cómo preparar la escuela para la temporada de inscripciones

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Consejos de marketing y atención al cliente para el momento más importante de captación

La llegada de la primavera no nada más marca un cambio de estación, sino que también representa una excelente oportunidad para renovar la estrategia de marketing y atención al cliente de tu institución. Seguramente para este entonces ya el equipo de mercadotecnia de tu escuela ya está preparando todo lo necesario para maximizar el número de alumnos inscritos en los próximos ciclos escolares.

De acuerdo con datos de la Secretaría de Educación Pública (SEP), en el ciclo escolar 2023-2024 se registraron 34.8 millones de estudiantes en el Sistema Educativo Nacional, repartidos en los distintos niveles (básico, medio superior y superior). Esto refleja la gran oportunidad que tienen las instituciones para captar una parte de esa matrícula, siempre y cuando cuenten con estrategias de marketing y atención que destaquen su propuesta de valor y creen un vínculo de confianza con los futuros estudiantes y sus familias.

A continuación, te compartimos algunos consejos prácticos para que tu escuela aproveche este momento y consolide una estrategia efectiva de captación de nuevos estudiantes.

1. Refresca tu identidad visual y mensaje de marca

Con la primavera a la vuelta de la esquina, es un gran momento para refrescar la imagen de la institución y destacar el espíritu de renovación:

  • Ajusta tu contenido digital (páginas web, redes sociales) con mensajes optimistas y visuales que reflejen la energía de la primavera.
  • Integra elementos de diseño que transmitan vitalidad, dinamismo y crecimiento.
  • Asegúrate de que tu propuesta de valor (calidad académica, instalaciones, actividades extracurriculares) quede clara en todos tus materiales promocionales.

2. Campañas de marketing: prioriza lo digital y lo local

  • Estrategia de redes sociales
    Genera campañas segmentadas en TikTok, Instagram o LinkedIn (ésta última en caso de universidades) con mensajes dirigidos a padres de familia y estudiantes que están decidiendo dónde inscribirse.
  • Marketing local
    Participa en ferias educativas o eventos comunitarios. La cercanía y el trato directo ayudan a generar confianza y a diferenciarte de la competencia.
  • Automatiza e integra
    Utiliza herramientas de CRM para llevar un registro de los prospectos y automatiza comunicaciones clave (correos de seguimiento, recordatorios de fechas de inscripción, etc.).

3. Atención al cliente y experiencia del aspirante

  • Capacitación del personal
    El equipo encargado de atención (telefónica, presencial o digital) debe conocer a fondo la oferta académica, costos, becas y procesos de admisión. Una respuesta ágil y personalizada aumenta la probabilidad de conversión.
  • Canales de comunicación claros
    Facilita el contacto vía WhatsApp, chat en línea, redes sociales, además de los canales tradicionales. Los mensajes automatizados pueden ayudar a responder las preguntas que suelen hacer todos los contactos, pero es muy importante no abusar de ellos y saber dar información personalizada al momento que se solicite. 
  • Open House virtuales y presenciales
    Organiza recorridos o demostraciones para que los interesados se familiaricen con las instalaciones y la propuesta educativa. Lo más importante para que sean exitosas es que haya suficiente promoción previa del evento y que ésta sea atractiva, así que rifas o bocadillos pueden ser un gancho eficaz.

4. Planeación anticipada y seguimiento oportuno

  • Calendario de admisiones
    Aunque en México la temporada de inscripciones varía según el nivel (desde preescolar hasta universidad), es recomendable iniciar las campañas y la planeación 3 a 6 meses antes de la fecha de inicio del curso.
  • Registro y bases de datos
    Mantén una base de datos limpia y segmentada para el envío de información. Un buen seguimiento durante estas semanas de marzo y abril te permitirá captar más alumnos en el próximo ciclo.
  • Analiza los resultados y ajusta tu estrategia
    Mide indicadores como conversiones, llamadas recibidas, visitas a la página de admisiones y ajusta tus tácticas de acuerdo con los resultados.

Marzo es un buen punto de partida para ajustar y reforzar las estrategias de captación de alumnos. Además, la primavera brinda la ocasión perfecta para proyectar renovación en la identidad de la escuela y en la forma de acercarse a los aspirantes. Con una buena planeación, enfoque en la experiencia del usuario y un mensaje de marca claro, tu institución estará lista para atraer y retener más estudiantes en la próxima temporada de inscripciones.

Primavera Kapta

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Errores comunes en el proceso de inscripción (y cómo evitarlos)

errores comunes en el proceso de inscripción
errores comunes en el proceso de inscripción

Cómo evitar los errores que la mayoría de las escuelas cometen al iniciar inscripciones

El proceso de inscripción escolar es uno de los momentos más importantes para cualquier institución educativa. Una gestión ineficiente puede llevar a la pérdida de potenciales alumnos y afectar la imagen de la escuela. Las prisas, la cantidad abrumadora de solicitudes, los procesos engorrosos, entre otros, son los principales causantes de errores que pueden desencadenar situaciones de mayor estrés y pérdida de alumnos. Por eso, esta vez exploramos los errores más comunes en el proceso de inscripciones y cómo evitarlos para optimizar la captación de estudiantes.

1. Falta de información clara y accesible a los aspirantes (o sus papás)

Uno de los principales errores es no proporcionar información clara y accesible sobre el proceso de inscripción. A veces, las personas que trabajamos en en instituciones educativas estamos tan inmersos en el proceso que damos por sentado que los aspirantes también. Sin embargo no es así: los aspirantes o sus padres y tutores deben poder encontrar fácilmente detalles sobre fechas, costos, requisitos y pasos a seguir sin necesidad de irlos pidiendo a menos que sea información muy particular. El tener que pedir informes constantemente puede ser el paso que haga que se decanten por otra escuela que sí brinde todo de manera fácil y práctica.

Cómo evitarlo:

  • Publicar toda la información en la página web de la escuela.

  • Crear una sección de preguntas frecuentes.

  • Utilizar múltiples canales de comunicación (redes sociales, correos electrónicos, folletos digitales) y asegúrate de que funcionan y tienen información actualizada.

2. Proceso de inscripción largo y complicado

Un proceso burocrático y engorroso puede hacer que los padres se desmotiven y busquen opciones más sencillas en otras instituciones. Sabemos que simplificar procesos no es cualquier cosa: éstos tienen un porqué y su cumplimiento garantiza que el ingreso de los alumnos sea seguro y cumpla con las normas. Sin embargo, no está de más revisar estos procesos para determinar qué se puede simplificar, mejorar o eliminar.

Cómo evitar el problema:

  • Implementar formularios digitales para agilizar los trámites.

  • Reducir la cantidad de documentos físicos requeridos. Este punto y el anterior se pueden resolver con un buen CRM.

  • Ofrecer asistencia en línea o telefónica para resolver dudas rápidamente.

los procesos de inscripción engorrosos son problemàticos para el aspirante y para la escuela

3. Falta de seguimiento a los interesados

No dar seguimiento a los padres interesados puede significar perder inscripciones potenciales. Este punto es uno de los más decepcionantes: se invierte mucho tiempo en dinero en atraer aspirantes mediante publicidad y fuerza de ventas, se destina otro más en procesos de admisión, y todo eso se puede tirar por la borda si no se le da seguimiento adecuado a los interesados. Muchas veces, los padres tienen dudas o requieren más información antes de tomar una decisión y no hay personal listo para asesorarlos o bien la información de cada aspirante está anotada en cuadernos u otros medios que resultan difíciles para tener a la mano el historial de cada aspirante para darle mejor seguimiento.

Cómo evitarlo:

  • Crear una base de datos con los interesados y dar seguimiento personalizado que concentre de manera ágil toda la información que pueda ser útil al momento de realizar la labor de venta o dar un seguimiento más personalizado a las necesidades de cada aspirante y su familia.

  • Implementar correos automatizados con recordatorios y respuestas a preguntas frecuentes que ayuden a agilizar el seguimiento a interesados y proporcionen información útil.

  • Los correos están bien, pero también es importante realizar llamadas o enviar mensajes de texto para resolver dudas y brindar un trato más cercano.

4. No utilizar herramientas tecnológicas adecuadas

La falta de un sistema eficiente de gestión de inscripciones puede generar desorden, pérdida de información y tiempos de espera prolongados.

Cómo evitarlo:

  • Utilizar software especializado en inscripciones escolares para centralizar la información.

  • Implementar un sistema de inscripción en línea para facilitar el acceso.

  • Digitalizar documentos y procesos administrativos para reducir errores manuales.

5. No medir ni analizar el proceso de inscripción

Sin un análisis adecuado del proceso de inscripción, es difícil identificar áreas de mejora y corregir errores. Es fundamental establecer métricas para evaluar la eficiencia del proceso y tomar decisiones basadas en datos. Se puede desde establecer indicadores clave de desempeño (número de inscritos, tasa de conversión, tiempo de respuesta, tasa de abandono, satisfacción de los padres, entre otros), hasta recoger retroalimentación de los padres sobre su experiencia en el proceso de inscripción mediante encuestas o entrevistas, o incluso analizar el tiempo promedio que tarda un solicitante en completar su inscripción y detectar posibles cuellos de botella.

Cómo evitarlo:

  • Establecer indicadores clave de desempeño y encuestas para retroalimentación.

  • Monitorear el porcentaje de solicitudes incompletas o abandonadas y evaluar las razones detrás de estos casos.

  • Ajustar y mejorar continuamente en función de los resultados obtenidos, implementando cambios y optimizaciones donde sea necesario.

Evitar estos errores en el proceso de inscripción escolar puede marcar la diferencia entre una escuela que crece y otra que pierde oportunidades. La optimización de la comunicación, la digitalización de procesos y el seguimiento efectivo son claves para lograr un proceso eficiente y exitoso. Implementar mejoras en estos aspectos facilitará la inscripción de nuevos estudiantes pero también fortalecerá la imagen y reputación de la institución educativa

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Storytelling para escuelas: Conecta con las emociones de tus futuros alumnos (y sus papás)

profesor contando historia

Storytelling para escuelas

Conecta con las emociones de tus futuros alumnos (y de sus papás o tutores)

Ante tanta la proliferación de tantas opciones para estudiar, las escuelas compiten por instalaciones modernas o programas académicos robustos así como por generar una conexión emocional auténtica con sus futuros alumnos y sus familias. Aquí es donde entra en juego el storytelling, una herramienta poderosa que transforma datos fríos en relatos memorables. Pero, ¿cómo puedes contar una historia efectiva que deje huella? ¡Acompáñanos en este recorrido!

¿Por qué el storytelling es clave en el marketing educativo?

El storytelling no es nada más “contar historias bonitas”, es una estrategia que busca conectar emocionalmente con el público objetivo. Una buena historia permite que los valores, la misión y la esencia de una institución educativa cobren vida.

  • Humaniza la marca: Los alumnos dejan de ser sólo números de inscripción y se convierten en protagonistas.

  • Genera confianza: Las familias sienten que conocen la escuela más allá de elementos inanimados como sus instalaciones y planes de estudio.

  • Construye lealtad: Los vínculos afectivos entre las personas (familia, amigos) suelen ser más duraderos, por eso, dado que las historias involucran personas, éstas ayudan a crear vínculos a largo plazo.

En el ámbito educativo, una historia bien contada puede ser la diferencia entre una solicitud de informes o que un visitante cierre la pestaña del sitio web.

Cómo crear una buena historia para tu escuela

No necesitas ser un escritor profesional para contar una historia impactante. Aquí hay algunos elementos clave:

  • Personajes: Alumnos, exalumnos, profesores o padres de familia.

  • Conflicto: Un desafío, una necesidad o un problema que la escuela ayudó a resolver.

  • Resolución: Cómo la intervención de la institución transformó la situación.

  • Mensaje clave: ¿Qué emoción o enseñanza quieres transmitir?

Por ejemplo: «Ana llegó a nuestra escuela con las dificultades que tuvo para adaptarse en su antiguo colegio. Con el apoyo de nuestros profesores y el ambiente inclusivo, Ana no nada más mejoró su desempeño académico, sino que ahora es presidenta del consejo estudiantil».storytelling

Aplicación del storytelling en diferentes canales de difusión

No todas las plataformas permiten el mismo nivel de profundidad para contar historias. Aquí te mostramos cómo adaptar tu storytelling a cada canal:

a. Redes Sociales (Instagram, Facebook, TikTok)

  • Historias breves: Una foto de graduación con un mensaje inspirador.

  • Videos cortos: Un alumno contando en menos de un minuto por qué ama su escuela.

  • Reels/TikToks: Mini clips mostrando un día típico en la institución.

b. Sitio Web

  • Sección Testimonios: Espacio dedicado a compartir historias de éxito.

  • Blog: Narrativas más extensas donde se desarrollen casos de éxito.

c. Email Marketing

  • Correos emocionales: Abre tus correos con una anécdota breve que enganche.

  • Historias de impacto: Cuenta casos donde la institución marcó una diferencia.

d. Eventos presenciales o webinars

  • Abre o cierra con una historia que conecte con los asistentes.

  • Usa ejemplos reales para reforzar los puntos clave.

Consejos para un storytelling efectivo

  • Dale autenticidad: Las mejores historias son las reales.

  • Usa emociones sin exagerar: La clave está en conectar, no en manipular.

  • Adapta la historia al canal: Una historia en Instagram no debe ser igual a una en el blog.

  • Incluye call to action: Cierra con una invitación a hacer algo concreto, como “Agenda una visita” o “Solicita más información”.

El storytelling ha demostrado desde hace una década ser más que una tendencia pasajera, es una herramienta poderosa para conectar con las familias y futuros alumnos de manera genuina. Una historia bien contada puede ser el motor que impulse las inscripciones de tu escuela y construya una comunidad sólida y leal.

Así que, ¿cuál es la historia de tu escuela? ¡Empieza a contarla hoy mismo y deja que las emociones abran las puertas a nuevos alumnos!

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Estrategias de fin de año para mejorar el embudo de captación de alumnos

Estrategias de fin de año para mejorar el embudo de captación de alumnos

El cierre de año es una oportunidad estratégica para las áreas de marketing en las instituciones educativas. Con padres y estudiantes evaluando opciones para el siguiente ciclo escolar, este periodo es clave para optimizar el embudo de captación y destacar entre la competencia. A continuación, exploramos estrategias prácticas que te ayudarán a cerrar el año con más alumnos interesados y listos para inscribirse, pero antes, recordemos

¿Qué es el embudo de captación?

El embudo de captación es como el proceso que sigue alguien cuando decide inscribirse en una escuela, desde que escucha hablar de ella hasta que termina registrándose como alumno.

Piensa en un embudo de cocina: comienza ancho arriba y se va estrechando. Lo mismo pasa con las personas interesadas en tu escuela:

  1. La parte ancha del embudo: Aquí están todas las personas que ven tus anuncios, visitan tu página web, o escuchan sobre tu escuela por primera vez. Es decir, un grupo grande de posibles interesados.
  2. La parte media del embudo: De ese grupo, algunos mostrarán interés real: hacen clic en tus anuncios, llenan un formulario de contacto o llaman para pedir información. Este grupo es más pequeño, porque no todos los que te ven están realmente interesados.
  3. La parte estrecha del embudo: Aquí están quienes ya están casi convencidos: agendan una cita, visitan tu campus o terminan inscribiéndose. Este es el resultado final y el objetivo: nuevos alumnos inscritos.

Un embudo de captación te ayuda a entender este proceso, identificar en qué etapa estás perdiendo prospectos y mejorar cada paso para que más personas lleguen hasta la inscripción.

1. Revisa tus datos del año en curso

Antes de definir cualquier estrategia, revisa el rendimiento del embudo de captación durante el año. Pregúntate:

  • ¿En qué etapa del embudo perdiste más prospectos?
  • ¿Qué campañas o canales generaron más conversiones?
  • ¿Qué necesitan mejorar tus procesos actuales?

Usar herramientas como un CRM para escuelas te permite acceder a datos históricos y obtener una visión clara del rendimiento de tus esfuerzos de marketing. Este análisis te ayudará a identificar oportunidades y ajustar tus estrategias para maximizar resultados.

2. Lanza una campaña de remarketing para prospectos interesados

Muchos estudiantes y padres exploraron opciones durante el año, pero quizá no tomaron una decisión. El remarketing es ideal para reactivar a esos prospectos “dormidos”.

  • Segmenta a tus contactos según el nivel de interés y las interacciones previas.
  • Crea mensajes personalizados que resalten beneficios clave como becas, descuentos por inscripción temprana o programas únicos de tu escuela.
  • Usa canales como correo electrónico y redes sociales para recordarles por qué tu institución es la mejor opción.

Una plataforma de CRM también te facilita la segmentación y el envío de estas campañas de manera automatizada.

3. Optimiza tu sitio web para captar más leads

Tu sitio web es la puerta de entrada al embudo de captación, y en fin de año, debe estar en su mejor forma. Asegúrate de que:

  • El formulario de contacto sea fácil de encontrar y rellenar.
  • Tu página principal resalte promociones o ventajas exclusivas para el próximo ciclo escolar.
  • Los tiempos de respuesta para solicitudes de información sean rápidos, idealmente mediante una automatización del CRM.

Agrega testimonios de alumnos actuales y videos que transmitan la experiencia única de estudiar en tu institución.

4. Aprovecha el “sentido de urgencia”

El fin de año genera una sensación natural de prisa. Usa esto a tu favor implementando estrategias que creen urgencia, como:

  • Ofrecer descuentos en inscripción o mensualidades para quienes se registren antes de una fecha específica.
  • Destacar los cupos limitados en programas o grados populares.
  • Publicar recordatorios en tus redes sociales, boletines y página web sobre estas fechas clave.

5. Fortalece tu presencia en Google y otros buscadores

Los padres y estudiantes buscan opciones educativas en línea, y si no apareces en los primeros resultados, estás perdiendo terreno. Algunas acciones clave incluyen:

  • Crear contenido relevante, como blogs sobre tus programas educativos, que respondan preguntas comunes de tus prospectos.
  • Implementar campañas de Google Ads con palabras clave como “mejor escuela en [ciudad]” o “inscripciones abiertas 2025”.
  • Mejorar el SEO de tu sitio web optimizando títulos, descripciones y páginas clave para búsqueda local.

Una estrategia digital sólida te ayudará a captar más leads desde la parte alta del embudo.

6. Fortalece el seguimiento personalizado

El seguimiento efectivo es esencial para mover a los prospectos a través del embudo. Implementa estas tácticas:

  • Asigna a un asesor específico para responder dudas de los prospectos más interesados.
  • Usa el CRM para escuelas para registrar interacciones y programar recordatorios de seguimiento.
  • Envía correos personalizados que incluyan información específica sobre los intereses del estudiante o sus padres.

La personalización genera confianza y aumenta las probabilidades de conversión.

7. No te olvides de los actuales alumnos y sus familias

Las recomendaciones de boca en boca siguen siendo poderosas. Cierra el año agradeciendo a las familias que ya forman parte de tu comunidad educativa. Ofrece incentivos para quienes recomienden tu escuela, como descuentos o beneficios adicionales.

Además, asegúrate de que la experiencia de tus alumnos actuales sea impecable. Esto crea embajadores que hablarán bien de tu institución y atraerán más inscripciones.

El fin de año es una etapa clave para las estrategias de marketing en escuelas. Al optimizar tu embudo de captación con análisis de datos, campañas personalizadas, y una fuerte presencia digital, puedes posicionar a tu institución como la mejor opción para el próximo ciclo escolar.

Recuerda que con herramientas como Kapta, puedes gestionar de manera más eficiente cada etapa del embudo y asegurarte de cerrar el año con más alumnos interesados. ¡Es hora de tomar acción y hacer que este cierre de año sea memorable!

¡Aprovechamos este última entrada del año para desearte felices fiestas y muchas inscripciones para este 2025!

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Mejora la experiencia de usuario (CX) del sitio web de tu escuela

customer experience para sitios web en escuelas

Mejora la experiencia del usuario (CX) en el sitio web de tu escuela

La importancia de la CX

¿Has pensado que la experiencia del cliente (o CX, por sus siglas en inglés) es un factor determinante para atraer y retener a futuros estudiantes y sus familias? No importa si tu institución es una escuela, universidad o academia; cuando un usuario visita el sitio web, espera una experiencia fluida, intuitiva y visualmente atractiva. Una buena experiencia asegura que los usuarios encuentren la información que buscan e impulsa su confianza en la escuela. ¡Un sitio bien diseñado es casi tan importante como una bienvenida presencial!

¿Por qué es tan relevante la experiencia del cliente en sitios web educativos?

La experiencia del cliente es más que un detalle estético, es un aspecto clave que puede marcar la diferencia entre una solicitud de informes y una visita que nunca vuelve. Los equipos de marketing y admisiones saben bien que, con frecuencia, la primera impresión de una escuela o universidad se da a través de su página web, por lo que debe captar la atención y comunicar los valores de la institución.

Los usuarios buscan información rápida y clara; si la encuentran, es probable que avancen en el proceso de inscripción. Si no es así, optarán por otros sitios que les ofrezcan una navegación más agradable y satisfactoria.

¿Cómo influye la CX en el proceso de inscripción?

La CX en el sitio web afecta directamente el proceso de inscripción. Desde la primera vez que un usuario entra en contacto con la página, hasta el momento en que solicita información o llena una solicitud, cada detalle cuenta. Por eso, mejorar este aspecto en los sitios de instituciones educativas es una inversión estratégica que puede marcar la diferencia en el número de estudiantes interesados.

5 Consejos para mejorar la experiencia del cliente en tu sitio web

A continuación, te presentamos cinco estrategias clave para mejorar la CX y asegurarte de que tu sitio web sea tan atractivo y funcional como el nivel académico que ofreces.

1. Simplifica el diseño y la navegación

La simplicidad es la clave para que los usuarios encuentren fácilmente la información que buscan. Un diseño recargado o confuso puede frustrar al visitante. Para optimizar la experiencia del cliente, revisa la estructura de tu sitio e identifica secciones que puedan simplificarse. Algunas recomendaciones son:

  • Agrupar las secciones de manera lógica, como “Acerca de”, “Programas” y “Admisiones”.
  • Incluir un menú visible y fácil de entender.
  • Habilitar un buscador interno, idealmente con sugerencias automáticas, para que los usuarios puedan escribir lo que buscan y recibir resultados rápidos.

2. Optimiza la velocidad de carga de la página

La paciencia digital es escasa: si tu sitio web tarda más de tres segundos en cargar, los usuarios probablemente perderán interés. Para garantizar que los visitantes no abandonen el sitio debido a la lentitud, revisa aspectos como:

  • La compresión de imágenes sin pérdida de calidad.
  • La minimización de scripts y archivos CSS.
  • El uso de un servicio de alojamiento adecuado que soporte el tráfico esperado.

Una experiencia del cliente mejorada también implica rapidez, lo que no sólo mantiene al usuario satisfecho, sino que también mejora tu posicionamiento en motores de búsqueda como Google.

3. Incluye un diseño adaptable a dispositivos móviles

Hoy en día, la mayoría de los usuarios visita sitios web desde dispositivos móviles. Un sitio que se adapta automáticamente a diferentes tamaños de pantalla mejora significativamente la experiencia del cliente. Un diseño “responsive” permite que el sitio se vea y funcione bien en cualquier dispositivo, ofreciendo una navegación intuitiva y un acceso rápido a la información clave.

Algunas recomendaciones prácticas:

  • Prueba el sitio en distintos dispositivos y resoluciones para asegurar que el diseño responda bien.
  • Simplifica el menú de navegación en la versión móvil.
  • Asegúrate de que los formularios sean fáciles de llenar en pantallas más pequeñas.

4. Crea contenido visual atractivo y relevante

El contenido es el alma de un sitio web, y en el sector educativo, debe comunicar tanto profesionalismo como cercanía. Incluir fotos reales del campus, testimonios de estudiantes y personal docente, videos de eventos o instalaciones y hasta tours virtuales puede hacer la navegación mucho más atractiva.

Además, considera un diseño visual que sea limpio y profesional, manteniendo una paleta de colores acorde a la identidad de la institución. Esto no sólo mejora la CX, sino que también ayuda a los visitantes a visualizar cómo sería formar parte de esa comunidad educativa.

5. Facilita la solicitud de información o inscripción

Imagina que un usuario decide dar el siguiente paso, pero se encuentra con un formulario complicado y largo. Es probable que se canse antes de completar la solicitud. Por eso, el proceso para obtener información o inscribirse debe ser lo más sencillo y directo posible.

Para optimizar la experiencia del cliente en esta parte crucial, asegúrate de:

  • Usar formularios cortos, solo solicitando la información esencial.
  • Ofrecer opciones de contacto claras: correo, teléfono, WhatsApp y, si es posible, un chat en vivo.
  • Personalizar el mensaje de confirmación y agradecer la solicitud, para dar un toque más humano.

Beneficios de mejorar la CX en el sitio web de tu institución

Aplicar estos cambios mejorará la experiencia del cliente y también impactará positivamente en la reputación y en el atractivo de tu institución educativa. Los principales beneficios incluyen:

  • Aumento de las solicitudes de información: Un sitio web fácil de navegar y con contenido relevante motiva a los usuarios a profundizar en la información y llenar un formulario de contacto.
  • Mejor percepción de la institución: Un sitio bien diseñado y actualizado proyecta una imagen profesional que refleja el compromiso de la escuela con la excelencia en todas sus áreas.
  • Posicionamiento en motores de búsqueda: Un sitio optimizado para la CX tiene mejor rendimiento en buscadores, lo que aumenta la visibilidad y las oportunidades de atraer más visitantes.

En última instancia, el sitio web es una extensión de la experiencia que la escuela ofrece en persona, y mejorar la experiencia del cliente puede marcar la diferencia para posicionarse en el mercado educativo.

Con estas estrategias, puedes asegurar que tu sitio web esté preparado para captar la atención de estudiantes y sus familias, logrando una CX satisfactoria y memorable desde el primer clic. ¡Es hora de transformar tu página en un punto clave para el crecimiento y éxito de tu institución!

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Inscripciones 2025: Cómo prepararse para las tendencias de marketing para la captación de alumnos

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Inscripciones 2025

Cómo prepararse para las tendencias de marketing para la captación de alumnos

El 2025 está a la vuelta de la esquina, y los equipos de marketing de las escuelas tienen un reto importante: adaptarse a las nuevas tendencias para captar a los alumnos del futuro. La forma en que los estudiantes y sus familias buscan escuelas ha cambiado, y quienes trabajan en marketing para escuelas deben estar un paso adelante para lograr que el proceso de inscripciones sea un éxito. En este blog, vamos a repasar algunas de las tendencias clave que marcarán el marketing educativo en los próximos años, y cómo puedes prepararte para capitalizar esas oportunidades.

Cómo buscarán escuela los alumnos y sus padres en 2025

La forma en la que los alumnos deciden en qué escuela inscribirse (o los padres a sus hijes) ha evolucionado de manera radical. Ya no se trata sólo de visitar varios campus y tener una charla con el personal de admisiones, desde hace más de dos décadas el proceso empieza mucho antes, y principalmente, en línea. Según estudios recientes, más del 83% de las familias investigan sobre un producto a través de internet antes de tomar cualquier decisión. Esto incluye escuelas.

Entonces, ¿qué significa esto para el marketing para escuelas? Significa que tu estrategia digital tiene que ser impecable. No basta con tener un sitio web funcional; debes crear una experiencia atractiva, fácil de navegar y, sobre todo, personalizada para las necesidades de los posibles estudiantes. Algunas de las principales herramientas digitales que van a dominar el marketing educativo en 2025 incluyen:

  1. SEO y contenido de valor

    El SEO (Search Engine Optimization) seguirá siendo una pieza clave en la captación de alumnos. Cuando los padres y estudiantes busquen en Google cosas como “mejores escuelas en [tu ciudad]” o “inscripciones escolares 2025”, tu escuela debe aparecer en los primeros resultados. Para lograr esto, el contenido que generes debe estar optimizado con las palabras clave correctas y ofrecer respuestas claras a las preguntas que tienen los futuros alumnos y sus familias.

Por ejemplo, crea blogs, guías o videos que resuelvan dudas comunes, como el proceso de admisión, qué hace única a tu institución o incluso el tipo de apoyo académico y extracurricular que ofreces. El marketing para escuelas en el futuro será menos intrusivo y más centrado en aportar valor.

  1. Automatización del marketing

    La automatización no es sólo una moda; se está convirtiendo en una necesidad para cualquier estrategia de marketing, y en 2025 no será diferente. Al automatizar las campañas, como correos electrónicos personalizados para cada fase del proceso de inscripción, puedes nutrir a los posibles alumnos de manera constante y efectiva sin saturar tu carga de trabajo.

Por ejemplo, si un estudiante potencial muestra interés en tu escuela descargando un folleto informativo, puedes configurar un flujo de correos que le proporcione más información valiosa: desde fechas de inscripción hasta videos que muestren la vida estudiantil en tu institución. La automatización garantiza que no pierdas de vista a esos leads, y además los mantienes comprometidos durante todo el proceso.

  1. Experiencias personalizadas con inteligencia artificial (IA)

    La inteligencia artificial está cambiando el juego en muchas industrias, y el marketing para escuelas no es la excepción. Herramientas como chatbots impulsados por IA pueden responder preguntas en tiempo real a los posibles estudiantes, guiarlos a través de tours virtuales por el campus o proporcionar información sobre las becas y planes de pago.

Además, la IA puede ayudar a analizar datos para segmentar mejor a tu audiencia y crear campañas más enfocadas. Si sabes que los padres de cierto grupo de edad tienden a interesarse más por actividades extracurriculares, mientras que otros se enfocan en la preparación académica, puedes personalizar el contenido que les envías para aumentar las probabilidades de inscripción.

Cómo prepararse para el éxito en las inscripciones 2025

Ahora que ya tienes una idea de lo que viene en 2025, es hora de pensar en cómo puedes ajustar tu estrategia de marketing para escuelas y prepararte para el futuro. Aquí van algunas recomendaciones clave para poner en marcha cuanto antes:

  1. Invertir en tecnología adecuada
    No puedes implementar una estrategia de marketing moderna sin las herramientas adecuadas. Plataformas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) específicas para el sector educativo, como Kapta CRM School, son esenciales para llevar un seguimiento de las interacciones con los estudiantes potenciales y sus familias. Un buen CRM te permitirá organizar de manera efectiva toda la información relevante sobre cada alumno, desde su primer contacto hasta la inscripción, y te ayudará a segmentar y personalizar tus campañas de marketing.

  2. Optimización para dispositivos móviles
    Cada vez más padres y estudiantes investigan sobre posibles escuelas desde sus teléfonos móviles, así que es crucial que el sitio web de tu institución esté completamente optimizado para dispositivos móviles. Una experiencia web lenta o confusa en el móvil puede hacer que pierdas inscripciones potenciales.

Asegúrate de que tu página sea responsiva, es decir, que se adapte correctamente a cualquier tipo de pantalla, y que las llamadas a la acción (como “solicitar información” o “agendar una visita”) sean fáciles de encontrar y usar desde un móvil.

  1. Desarrollar una estrategia de contenido continua
    Finalmente, no subestimes el poder del contenido a largo plazo. En lugar de pensar solo en campañas esporádicas de inscripciones, desarrolla una estrategia de contenido continua que mantenga a los posibles alumnos comprometidos durante todo el año. Publicar contenido educativo, entrevistas con profesores o estudiantes destacados y noticias sobre eventos en tu escuela puede ayudar a que los alumnos potenciales se sientan conectados antes incluso de haber tomado la decisión de inscribirse.

El marketing para escuelas está evolucionando, y para las inscripciones 2025 será clave estar preparado para las tendencias emergentes. Invertir en tecnología, personalizar la experiencia del usuario y optimizar para dispositivos móviles son solo algunas de las tácticas que te ayudarán a captar más alumnos. ¡Empieza a preparar tu estrategia hoy mismo y asegúrate de estar listo para el futuro!

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Estrategias de e-mail marketing para aumentar la retención y captar nuevos alumnos

estrategias de email marketing para escuelas
estrategias de email marketing para escuelas

Estrategias de e-mail marketing para escuelas

Aumenta la retención  y capta nuevos alumnos

Actualmente, la mayoría de las escuelas se concentran en redes sociales o anuncios digitales, pero el email marketing sigue siendo una de las herramientas más potentes y rentables. Ya sea para mantener a los estudiantes actuales comprometidos o para atraer nuevos prospectos, el email marketing es una táctica clave que te puede ayudar a maximizar los esfuerzos de captación y retención.

¿Por qué usar email marketing en el sector educativo?

Aunque en la última década se ha subestimado frente al furor de las redes sociales, el email marketing tiene la capacidad de ofrecer mensajes personalizados y directos a tus audiencias, lo que lo convierte en una herramienta ideal para las instituciones educativas. A diferencia de las redes sociales o los anuncios, el email permite una comunicación más íntima cuando se utilizan las herramientas adecuadas para personalizar la comunicación. Un estudio en Estados Unidos revela que el marketing por correo electrónico puede generar un retorno de la inversión de hasta $44 por cada dólar que gaste en él, o un promedio de $42.

A través del correo electrónico, puedes asegurarte de que tanto los estudiantes actuales como los potenciales reciban información relevante, anuncios importantes o recordatorios sobre fechas clave. Es una manera de establecer un canal de comunicación directo, que no dependa de algoritmos impredecibles como en las redes sociales.

A continuación, te compartimos algunas estrategias clave para que puedas aprovechar al máximo el email marketing y atraer a más alumnos.

1. Segmenta tu lista de contactos

El primer paso para una campaña exitosa es saber con quién estás hablando. No todos los contactos de tu lista de correo están en la misma etapa del proceso educativo o tienen los mismos intereses. Algunos son estudiantes actuales, otros son prospectos, y puede haber padres de familia o incluso exalumnos.

La segmentación te permite dividir tu lista de correos en grupos específicos con características similares. Puedes crear listas de correos para diferentes grados escolares, para alumnos interesados en diferentes carreras o para aquellos que han mostrado interés en actividades extracurriculares.

Por ejemplo, si envías un correo sobre la inscripción a un taller especializado, segmenta tu lista para que ese mensaje solamente llegue a quienes han mostrado interés en talleres previos. Esto hace que tu campaña sea más relevante y personalizada, aumentando la tasa de apertura y respuesta.

2. Personaliza tus correos

Si piensas que la personalización consiste en incluir el nombre del destinatario en el encabezado del correo, no estás aplicando verdaderamente este principio. Se trata más bien de adaptar el contenido del mensaje a las necesidades e intereses específicos de cada grupo. Un buen CRM para escuelas puede ayudarte a obtener información clave sobre tus contactos, como su grado académico, intereses o el más importante: el historial de interacción con la institución.

Por ejemplo, si estás enviando correos a alumnos que están por graduarse de secundaria, podrías enfocar tu mensaje en destacar las ventajas de continuar su educación en tu preparatoria. Si vas a enviar un correo a personas que han abierto correos anteriores, puedes dirigir la conversación con frases como «nuevamente estoy a tus órdenes» o «como te mencionaba la vez anterior».

La personalización no sólo aumenta el engagement, sino que también refuerza la imagen de la institución como un lugar que cuida de sus estudiantes de manera individualizada.

3. Diseña campañas automatizadas para captar prospectos

El email marketing automatizado es una de las mejores herramientas para captar nuevos alumnos sin la necesidad de invertir mucho tiempo en la creación de correos individuales. Puedes diseñar secuencias de correos automáticas que se activen en función de una acción específica que el usuario haya realizado, como registrarse para recibir más información o descargar un folleto.

Por ejemplo, si un prospecto visita la página de inscripciones en el sitio web de la escuela, puedes enviarle automáticamente un correo de seguimiento con más detalles sobre el proceso de admisión o fechas importantes. Estas campañas de nurturing mantienen al prospecto comprometido y lo guían poco a poco hacia la toma de decisión.

Además, puedes configurar correos automáticos de bienvenida para nuevos estudiantes, que les den la bienvenida y les ofrezcan recursos útiles para comenzar su experiencia escolar de la mejor manera posible. En Kapta Schools, por ejemplo, las acciones que realizan tanto aspirantes como el equipo encargado de las inscripciones de la escuela, activan correos automáticos que ayudan al proceso de inscripción.

4. Ofrece contenido valioso y relevante

No conviertas tus correos en una simple lista de anuncios o recordatorios. ¡Es conseguir un pase directo a la carpeta de SPAM! El objetivo de una buena estrategia de email marketing es ofrecer valor. Ya sea que estés comunicando a tus estudiantes actuales o tratando de atraer nuevos alumnos, es importante que el contenido sea útil, interesante y relevante.

Podrías incluir artículos sobre tendencias en la educación, testimonios de exalumnos, información sobre próximos eventos o incluso consejos prácticos para los estudiantes y sus familias. Si tu contenido es valioso, los destinatarios estarán más inclinados a abrir y leer tus correos, lo que mejora la retención de alumnos y aumenta el interés en nuevos prospectos.

Por ejemplo, un correo dirigido a prospectos de universidades podría incluir información sobre becas, oportunidades de intercambio o consejos para seleccionar la carrera adecuada. Para los estudiantes actuales, podrías enviarles actualizaciones sobre nuevas oportunidades dentro de la institución o guías para prepararse para sus exámenes.

5. Monitorea y optimiza continuamente tus campañas

El email marketing no es una estrategia estática. Es vital monitorear el desempeño de tus campañas para identificar qué correos están generando resultados y cuáles necesitan ajustes. Las métricas clave a seguir son las tasas de apertura, las tasas de clics y las tasas de conversión.

Si detectas que ciertos correos no están siendo abiertos, revisa si los títulos son lo suficientemente atractivos o si están siendo enviados en un horario adecuado. Si tus correos tienen muchas aperturas pero pocos clics, tal vez debas mejorar el contenido o el llamado a la acción.

Herramientas como un CRM para escuelas pueden ayudarte a realizar un seguimiento detallado del comportamiento de tus usuarios, permitiéndote ajustar tus estrategias para maximizar los resultados. La optimización continua te permitirá perfeccionar tus campañas, asegurándote de que siempre sean efectivas para captar y retener alumnos.

opciones de email marketing

El e-mail no ha muerto, se ha modificado

Bien enfocado y con la ayuda de un buen CRM para escuelas, el email marketing puede ser una de las herramientas más efectivas para las instituciones educativas que buscan aumentar la retención y captar nuevos alumnos. Con la segmentación adecuada, personalización de mensajes, automatización de campañas y un monitoreo constante, podrás aprovechar al máximo esta estrategia y mejorar tus resultados de inscripción y satisfacción estudiantil.

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5 métodos y 5 estrategias de análisis de competencia del marketing para escuelas

análisis de competencia en el marketing escolar
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Análisis de competencia

Cómo evaluar y superar a otras instituciones educativas con esta estrategia de marketing para escuelas

Para sobresalir, las instituciones educativas deben hacer más que simplemente ofrecer un buen plan de estudios y una docencia de calidad. Habiendo tanta competencia en el ámbito escolar, resulta paradójico que pocos colegios tengan una estrategia de marketing que considere a sus rivales y lo que los diferencia.

Es fundamental entender a fondo quiénes son sus competidores, qué están haciendo bien y cómo pueden superarlos. Sin embargo, realizar un análisis de competencia no es algo que muchas escuelas y universidades dominen. Por eso, en este blog, exploraremos métodos eficaces para evaluar a la competencia y cómo transformar esos datos en estrategias ganadoras.

Métodos para evaluar a tu competencia

Al momento de analizar la competencia, es muy común que los equipos de las instituciones educativas se enfoquen en otras escuelas que ofrecen programas similares al tuyo. Sin embargo, como bien sabrás si eres un experto en marketing para escuelas,  el análisis de competencia va más allá de simplemente identificar a otras escuelas. Se trata de entender sus fortalezas, debilidades, estrategias de marketing, y cómo se posicionan en el mercado. Aquí te compartimos algunos métodos para llevar a cabo un análisis efectivo:

  1. Investigación en línea

    La primera parada en tu análisis de competencia debe ser internet. Investiga las páginas web de otras instituciones educativas, analiza sus contenidos, oferta académica, y sobre todo la forma en que se comunican con su audiencia. Observa su presencia en redes sociales: ¿cómo interactúan con sus seguidores? ¿Qué tipo de contenido comparten? Es probable que descubras estrategias que podrían inspirarte, o al contrario, identificar lo que podrías hacer mejor.

  2. Análisis de SEO y SEM

    Saber cómo se posicionan tus competidores en los motores de búsqueda es crucial. Utiliza herramientas de SEO como Ahrefs o SEMrush para ver cuáles son las palabras clave por las que están rankeando y cuánto tráfico están generando. Además, analiza sus estrategias de anuncios pagados (SEM). Este análisis te dará una idea clara de en qué áreas están invirtiendo y cómo puedes competir mejor en esos frentes.

  3. Encuestas y feedback directo

    Otra excelente manera de conocer a tu competencia es preguntar directamente a tus alumnos o a los prospectos que han considerado otras instituciones. Puedes hacer breves encuestas durante el proceso de reclutamiento para recoger información sobre las percepciones y experiencias de los estudiantes con otras escuelas. Este feedback te proporcionará una perspectiva real de cómo se ven a tus competidores desde el punto de vista del usuario.

  4. Análisis de precios y ofertas

    Investiga las estructuras de precios de otras instituciones educativas. Compara sus tarifas con las tuyas y analiza si están ofreciendo algo adicional como becas, descuentos o programas especiales. También puedes evaluar sus ciclos de inscripción: ¿cuándo abren las matrículas? ¿Están utilizando promociones específicas para atraer a más estudiantes?

  5. Estudio de la reputación en línea

    Finalmente, no subestimes el poder de las reseñas en línea. Plataformas como Google Reviews, redes sociales, y sitios web especializados pueden ofrecerte información valiosa sobre la reputación de tus competidores. Revisa los comentarios y opiniones de los alumnos y padres para entender en qué áreas son fuertes y en cuáles están fallando.

Cómo tomar estos datos para transformarlos en estrategias

Una vez que hayas recopilado toda la información relevante sobre tus competidores, el siguiente paso es transformar esos datos en estrategias que impulsen a tu institución educativa por encima de las demás. Aquí te dejamos algunas ideas sobre cómo hacerlo:

  1. Diferenciación a través del valor añadido

    En Kapta siempre le daremos el número uno a este punto. Uno de los mayores errores que puedes cometer es tratar de copiar exactamente lo que hacen tus competidores. El propósito de un análisis de competencia es justamente lo contrario: permitirte buscar formas de diferenciarte. Si tus competidores ofrecen programas académicos similares, ¿qué puedes ofrecer tú que ellos no? Usa la información recopilada para identificar oportunidades de valor añadido que resuenen con tus futuros alumnos.  Ahora que, si no encuentras nada que te diferencie realmente de la competencia, te sugerimos enfocar los esfuerzos de tu escuela en ofrecer eso que tus alumnos potenciales buscan y ninguna institución les ofrezca actualmente. Podría ser un enfoque más personalizado, tecnología de vanguardia en las aulas, o incluso un programa extracurricular que destaque

  2. Optimización de la presencia en línea

    Si en el punto número 2 de nuestros métodos descubriste que tus competidores están obteniendo buenos resultados con ciertas palabras clave o estrategias de marketing digital, es hora de optimizar tu presencia en línea. Trabaja en mejorar tu SEO para superar a tus competidores en los motores de búsqueda y considera invertir en campañas SEM que te coloquen frente a los estudiantes cuando están buscando opciones educativas. Asegúrate de que tu sitio web esté actualizado y sea fácil de navegar, con contenido relevante y de calidad que atraiga a los prospectos.

  3. Refuerzo de la experiencia del estudiante

    Si la retroalimentación de los estudiantes sugiere que tus competidores están fallando en ciertas áreas, como el servicio al cliente o la experiencia estudiantil, enfócate en mejorar esos aspectos en tu institución. La experiencia del estudiante es un factor clave para atraer y retener a los alumnos, por lo que debes asegurarte de ofrecer algo que realmente marque la diferencia.

  4. Ajuste de precios y promociones

    Utiliza el análisis de precios para ajustar tus tarifas de manera competitiva. Si tus competidores están ofreciendo descuentos o becas, evalúa si puedes hacer algo similar o incluso mejorarlo. O bien destaca en tu publicidad el elemento diferenciado por el cual tus precios no son competitivos. Asegúrate de que tus promociones sean atractivas y estén alineadas con las necesidades y expectativas de tu público objetivo.

  5. Mejora continua y adaptabilidad

    El mercado educativo está en constante cambio, y lo que funciona hoy podría no funcionar mañana. Por ello, es esencial que mantengas una mentalidad de mejora continua. Sigue evaluando a tus competidores de manera regular y ajusta tus estrategias en consecuencia. La adaptabilidad es clave para mantenerse por delante en un entorno competitivo.

Como habrás visto, el análisis de competencia no funciona tanto para imitar a las demás escuelas sino, sobre todo, para detectar qué elementos les funcionan, cuáles no, y de todos determinar cuáles aplican para tu institución. En particular, también se trata de identificar qué tiene tu colegio que las demás no y darlo a conocer a tus alumnos potenciales.

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Datos y analítica en la educación

Cómo tomar mejores decisiones con un CRM para escuelas y otras tecnologías a tu alcance

Si algo bueno tiene vivir en la era actual, es que los datos y la analítica se han convertido en herramientas fundamentales para marcar una gran diferencia en los procesos de las empresas. Las escuelas no son la excepción, cada vez más instituciones han obtenido beneficios en áreas como Servicios Escolares o Marketing ya que facilitan la gestión de datos pero también proporcionan insights valiosos para tomar decisiones más informadas y estratégicas. A continuación, exploramos cómo estas herramientas ayudan a aprovechar al máximo la analítica y los datos en tu institución.

Seguimiento de inscripciones en tiempo real

Una de las grandes ventajas de un CRM para escuelas es la capacidad de hacer un seguimiento en tiempo real de las inscripciones. Esto te permite ver cuántos estudiantes se han inscrito, cuántos están en proceso y cuántos potenciales alumnos podrían necesitar un empujón extra para completar su inscripción. Con estos datos, puedes ajustar tus estrategias de marketing en tiempo real para atraer a más estudiantes.

Analítica predictiva para la retención de alumnos

La analítica predictiva es una herramienta poderosa que te permite prever comportamientos futuros basándote en datos históricos. En el contexto educativo, esto significa que puedes identificar qué estudiantes podrían estar en riesgo de abandonar y tomar medidas proactivas para retenerlos. Un CRM para escuelas puede analizar patrones de comportamiento, participación en clases, rendimiento académico y otros factores para predecir la probabilidad de abandono y sugerir intervenciones específicas.

Personalización de marketing y comunicación

Los datos recopilados a través de un CRM para escuelas permiten personalizar tus campañas de marketing y comunicación. Puedes segmentar a tus audiencias según diferentes criterios, como el nivel educativo, intereses, ubicación geográfica y más. Esto te permite enviar mensajes más relevantes y personalizados, aumentando la probabilidad de que los destinatarios respondan positivamente. Por ejemplo, puedes enviar correos electrónicos específicos a padres interesados en programas de arte o a estudiantes potenciales que mostraron interés en deportes.

Mejora de la experiencia del estudiante

Los datos no solo son útiles para la inscripción y el marketing; también pueden mejorar la experiencia del estudiante. Un CRM para escuelas puede ayudarte a rastrear la participación de los estudiantes en actividades extracurriculares, eventos y programas académicos. Con esta información, puedes identificar áreas de interés y preocupaciones, adaptando tus servicios y programas para satisfacer mejor las necesidades de los estudiantes. Además, al tener acceso a un historial completo del estudiante, los asesores y profesores pueden ofrecer un apoyo más personalizado y efectivo.

Toma de decisiones basada en datos

Quizás el beneficio más significativo de un CRM para escuelas es la capacidad de tomar decisiones basadas en datos. En lugar de basarte en suposiciones o conjeturas, puedes utilizar datos concretos para guiar tus estrategias y políticas. Por ejemplo, si los datos muestran que una campaña de marketing específica generó un aumento significativo en las inscripciones, puedes replicar ese enfoque en futuras campañas. Asimismo, si los datos revelan que ciertos programas o cursos tienen una baja tasa de retención, puedes investigar las causas y realizar mejoras.

Cómo implementar un CRM para escuelas de manera efectiva

Implementar un CRM para escuelas puede parecer una tarea desalentadora, pero con una planificación adecuada, puede ser un proceso fluido y gratificante. Aquí hay algunos pasos para asegurarte de que tu implementación sea exitosa:

Evaluación de necesidades

Antes de seleccionar un CRM para escuelas, es crucial evaluar las necesidades específicas de tu institución. ¿Qué problemas estás tratando de resolver? ¿Qué características son imprescindibles? Realiza una evaluación detallada para entender qué necesitas y cómo un CRM puede satisfacer esas necesidades.

Capacitación del personal

La efectividad de un CRM para escuelas depende en gran medida de cómo lo use tu equipo. Asegúrate de proporcionar capacitación adecuada para que todos los usuarios comprendan cómo utilizar el sistema y aprovechar sus funcionalidades al máximo. La capacitación debe incluir tanto el uso técnico del CRM como la interpretación y aplicación de los datos que genera.

Integración con otros sistemas

Un CRM para escuelas debe integrarse sin problemas con otros sistemas que ya estés utilizando, como sistemas de gestión estudiantil, plataformas de aprendizaje en línea y herramientas de comunicación. La integración facilita el flujo de datos y evita la duplicación de esfuerzos.

Monitoreo y evaluación continua

Una vez que el CRM para escuelas esté en funcionamiento, es importante monitorear su desempeño y evaluar su impacto regularmente. Recopila retroalimentación de los usuarios, realiza auditorías de datos y ajusta tus estrategias según sea necesario para asegurar que el sistema esté cumpliendo con tus expectativas y objetivos.

Desde el seguimiento de inscripciones en tiempo real hasta la personalización de campañas de marketing, plataformas como los CRM para escuelas ofrecen numerosas ventajas que pueden transformar tus procesos y mejorar la experiencia general de los estudiantes.

Si aún no has considerado implementar uno para tu institución educativa, ahora es el momento perfecto para hacerlo. No solo te ayudará a optimizar tus operaciones, sino que también te proporcionará una ventaja competitiva en un entorno educativo cada vez más digital y orientado a los datos.

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Tácticas para la retención de alumnos

junio 8, 2024

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Tácticas para la retención de alumnos

Porque el reclutamiento es tan sólo el principio

Atraer nuevos alumnos es un trabajo duro, pero es sólo una parte de la ecuación. Se estima que obtener un nuevo cliente puede costar hasta 5 veces más que mantener uno. De la misma forma, estudios como el del Journal of Open Innovation de Elsevier demuestran que la retención de estudiantes en universidades es vital para la estabilidad financiera, entre otros factores que veremos a detalle más adelante.

Por lo anterior, una alta tasa de retención no sólo refleja la satisfacción de los alumnos con su experiencia educativa, sino que también mejora la reputación de la institución y reduce los costos asociados con la captación de nuevos estudiantes. En caso de que tu escuela desarrolle estrategias para captar nuevos alumnos, es vital que también desarrollen estrategias efectivas para mantener a sus alumnos comprometidos y satisfechos durante toda su trayectoria educativa.

LA IMPORTANCIA DE LA RETENCIÓN DE ALUMNOS

Antes de adentrarnos en las tácticas o estrategias, consideramos importante entender por qué la retención de alumnos es tan importante.

  1. Mejora la reputación de la escuela: Una alta tasa de retención indica que los estudiantes están contentos con su educación, lo cual puede atraer a más alumnos potenciales.
  2. Reducción de costos: Retener a los estudiantes existentes es generalmente más económico que reclutar nuevos, ya que se invierte menos en marketing y promociones para atraer nuevos alumnos que llenen cada salón.
  3. Mejora el rendimiento académico: Los estudiantes que permanecen en una institución durante más tiempo tienden a tener un mejor rendimiento académico debido a la continuidad en su educación.
  4. Incrementa los ingresos: Cada alumno que permanece en la institución contribuye a la estabilidad financiera a través de sus matrículas y otras tarifas habituales durante su curso.

ESTRATEGIAS EFECTIVAS PARA LA RETENCIÓN DE ALUMNOS

1. Comunicación personalizada y constante

Una comunicación efectiva y personalizada es fundamental para la retención de alumnos. Herramientas como Kapta CRM School y otros más que hemos mencionado en nuestro blog sirven para enviar mensajes personalizados y relevantes a cada alumno. Esto puede incluir recordatorios de fechas importantes, felicitaciones por logros académicos y mensajes de apoyo durante períodos de estrés, como los exámenes finales. Parecen detalles insignificantes, pero este tipo e personalización puede marcar la diferencia ya que muestra a los alumnos que son valorados individualmente y no como parte de una masa.

Con un buen software de gestión de alumnos, podrás dar un seguimiento personalizado, automatizar correos electrónicos y mensajes de texto personalizados, centralizar la gestión de encuestas de satisfacción e incluso utilizar los datos recopilados para identificar patrones y tendencias en la satisfacción de estudiantes, lo cual te permitirá tomar decisiones informadas y proactivas.

2. Apoyo académico integral

Algunas instituciones académicas, con tal de no perder alumnos, bajan el nivel académico para evitar tener alumnos reprobados, lo cual suele afectar su prestigio académico. En mejor ofrecer tutorías adicionales y personalizadas con docentes especializados en estas áreas para ayudar a los estudiantes que estén batallando.

También se pueden organizar talleres y clases de refuerzo para abordar áreas comunes de dificultad. Estos pueden incluir sesiones sobre habilidades de estudio, manejo del tiempo, preparación para exámenes y técnicas de escritura. Ofrecer estos recursos adicionales demuestra el compromiso de la institución con el éxito académico de los alumnos y les proporciona herramientas prácticas para superar obstáculos.

Puede parecer un gasto extra pero, bien evaluado e implementado, puede mejorar la retención de alumnos y el prestigio académico.

Otra opción es implementar programas de mentoría donde estudiantes de cursos superiores o exalumnos exitosos puedan guiar a los más nuevos. Los mentores pueden ofrecer apoyo académico y emocional, compartir sus experiencias y proporcionar consejos prácticos.

Finalmente, tu escuela puede echar mano de plataformas de aprendizaje en línea, aplicaciones educativas y herramientas de gestión académica que ofrezcan apoyo adicional fuera del aula.

3. Participación en actividades extracurriculares

Clubes, deportes y organizaciones estudiantiles enriquecen la vida escolar y además ayudan a los estudiantes a construir una red de apoyo entre sus compañeros. Este sentido de pertenencia puede ser crucial para su decisión de permanecer en la escuela.

Las actividades extracurriculares brindan oportunidades para que los estudiantes exploren intereses personales y talentos fuera del aula. Ya sea a través de deportes, música, arte o clubes académicos, estas experiencias permiten a los estudiantes desarrollar habilidades blandas esenciales como liderazgo, comunicación, resolución de problemas y gestión del tiempo, que son valiosas en su vida académica y profesional. Eso sí: para que estas actividades rindan frutos, deben ser accesibles para todos los estudiantes, considerando horarios flexibles y proporcionando el apoyo necesario, como transporte o materiales.

4. Encuestas de satisfacción y retroalimentación

Implementar encuestas de satisfacción regulares puede proporcionar información valiosa sobre lo que está funcionando y lo que necesita mejorar en la institución. Al respecto, todos los elementos de la escuela son importantes de evaluar: el desempeño de cada docente, las instalaciones, el servicio de cafetería, las condiciones de los baños… La retroalimentación constante permite a la institución ajustar y mejorar continuamente sus servicios y programas educativos, alineándolos con las expectativas y necesidades de los estudiantes.

Realicen encuestas al final de cada semestre o trimestre, y considera también encuestas breves después de eventos importantes como orientaciones, exámenes o actividades extracurriculares. Aseguren a los estudiantes que sus respuestas serán anónimas y confidenciales para fomentar la honestidad. Los estudiantes son más propensos a proporcionar retroalimentación sincera si saben que sus respuestas no se utilizarán en su contra.

Lo más importante es actuar sobre la retroalimentación recibida. Los estudiantes que sienten que sus opiniones son valoradas y que se toman medidas para mejorar su experiencia son más propensos a quedarse.

5. Desarrollo profesional y orientación vocacional

Ofrecer programas de desarrollo profesional y orientación vocacional puede aumentar el compromiso de los estudiantes al mostrarles un camino claro hacia sus objetivos futuros. Talleres sobre habilidades laborales, ferias de empleo y oportunidades de prácticas profesionales pueden ayudar a los alumnos a ver el valor a largo plazo de su educación en tu institución.

Es muy probable que muchas de estas tácticas ya se realicen en tu institución educativa. Si no es el caso, esperamos que esta entrada de nuestro blog les ayude a considerar su implementación.

 

Desde luego que la mayoría son acciones que no dependen únicamente del área de marketing de cada escuela sino que forman parte de un trabajo integral que involucra a todas sus partes, por lo que sugerimos compartir con las áreas responsables que, al ir más allá del reclutamiento inicial y centrarse en la retención, las instituciones educativas no solo mejoran su estabilidad financiera, sino que también contribuyen a formar una sociedad más educada y comprometida.

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