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MEJORA TUS PROCESOS
Obtén mejores beneficios mejorando tus procesos de captación de alumnos e inscripciones.
Si te encuentras en el área de Marketing, Ventas o Promoción de una institución educativa, y en algún momento has perdido prospectos por falta de seguimiento o no has obtenido la información necesaria para continuar con los procesos, lo que necesitas es un CRM para escuelas que te facilite los procesos de recolección de datos, así como seguimiento, desde el momento del primer contacto con tu prospecto, hasta el momento en el que se inscribe y pasa a ser parte de tu institución educativa.
Muchas veces se pierden los prospectos por falta de seguimiento, con nuestro CRM para escuelas podrás evitar esto y además digitalizar tu proceso de inscripción. Podrás incluir a todos tus colaboradores en esta automatización y conocer datos específicos del seguimiento de cada prospecto por tus colaboradores.
Kapta Schools es un CRM para escuelas especializado, el cual te ayuda en tus procesos de inscripción. A través de nuestro CRM para instituciones educativas facilitamos los momentos de tus procesos: antes, durante y después de la inscripción. Hacemos más sencillo y mucho más efectivo el proceso de captación y seguimiento de prospectos.
El CRM para escuelas de Kapta Schools, es una herramienta que transformará el modo de operación de tu equipo de marketing o ventas para convertir tu institución educativa en un plantel de vanguardia.
Lo que hace el CRM para colegios de Kapta Schools es automatizar tu proceso, a través de una base de datos de prospectos. Te da acceso a ella, de modo que puedas ver de forma ordenada y digital todo el proceso y actividades por hacer para dar el seguimiento correcto a cada uno de tus prospectos.
Nuestro CRM para escuelas te permitirá digitalizar totalmente el proceso de prospección que estás llevando a cabo en tu institución, aportamos una herramienta funcional y especializada para control total de actividades, podrás consultar información donde sea que te encuentres, ya que el acceso a la plataforma es por medio de usuario.
Hemos innovado la forma de dar seguimiento a tus candidatos, nuestro CRM para escuelas, te permite dar ese seguimiento de forma general o por candidato. Además de todo lo anterior, llegamos al punto de ofrecerte un análisis y medición detallada de datos, registros, así como los canales y resultados del seguimiento dado.
Kapta Schools, a través de su CRM para instituciones educativas, te permite optimizar los procesos y las funciones de tu personal, es decir, las actividades realizadas durante los procesos de seguimiento de tus candidatos quedarán registrados con nombre del colaborador quien dio seguimiento o realizó alguna otra acción durante el proceso.
Lo que hace nuestro CRM para escuelas es generar alertas y recordatorios de ciertas actividades a realizar de acuerdo al proceso que se esté siguiendo con cada candidato, o incluso de forma general, para realizar mailing o una llamada personalizada de atención a cierto candidato específico. El CRM para colegios de Kapta Schools también te permite administrar las agendas y citas en el mismo sistema, sin necesidad de utilizar otra plataforma, sino que Kapta Schools se sincroniza con tu calendario de Outlook para recordarte las citas que se agendaron por medio de nuestro CRM para colegios.
Buscamos que cumplas cada uno de tus objetivos de captación de alumnos a través de nuestro CRM para instituciones educativas, por ello, fue creado de forma específica para este tipo de instituciones, eso es lo que nos hace total y completamente diferente a otros CRM, nos especializamos en los procesos de inscripción a instituciones educativas.
Te ayudamos a gestionar la captación de tus candidatos desde el primer contacto que se tiene con el prospecto, o en su defecto, el padre o tutor.
Nuestro CRM para escuelas te ayuda a simplificar tus procesos, no hay impedimento en el número de personas involucradas en el proceso y tampoco límite en el número de datos registrados en la plataforma.
Creamos un CRM para escuelas que te permite agregar información detallada de tu prospecto, todo lo que requieras, se puede añadir al registro. La ventaja de nuestro CRM para instituciones educativas es que no hay límite en la cantidad de registros, además de que se agrega información como el medio de registro, es decir, a través de dónde se le captó, así como los datos personales del candidato, o información muy detallada, incluso los datos del padre o tutor (en caso de requerirse), así como un registro de hermanos que pueden ser considerados futuros candidatos. Otro factor importante es la oferta académica, al prospecto, se le asigna su área de interés de acuerdo a tu oferta académica.
Nuestro CRM para colegios, consta de un historial por candidato, donde se ve reflejada la fecha, hora de registro, e incluso el nombre del colaborador que lo registró y quién le dio el seguimiento, y toda esta información está disponible en todo momento y lugar, puedes acceder a ella, desde cualquier computadora o dispositivo móvil con los accesos.
Para mayor control y comodidad de los usuarios de CRM para escuelas, ofrecemos una vista general de los registros, donde podrán visualizar de manera muy concentrada todos los registros de sus candidatos, desde la inscripción o en su caso declinación, y el motivo de declinar, también se muestran en los registros, cada una de las etapas en las que se encuentran los registrados: prospecto, aspirante, o inscrito.
El CRM para instituciones educativas de Kapta Schools da una atención personalizada a cada uno de tus prospectos para que no vuelvas a perder un prospecto por falta de atención o seguimiento. Muchas veces, como departamento de Marketing o Ventas dentro de una institución educativa, buscamos dar un seguimiento que no sólo sea continuo, sino que también sea eficiente, por ello es que desarrollamos esta plataforma que te ofrece eso, y la visualización de tus prospectos para irlos pasando a la siguiente etapa, de este modo, tus colaboradores sabrán en qué etapa se encuentra cada uno de los prospectos y el modo de pasarlos a la siguiente etapa. El historial de cada prospecto estará disponible para los colaboradores que tengan acceso a la plataforma, en este caso el equipo de Marketing, Ventas, Promoción o departamentos afines dentro de una institución educativa o colegios.
De esta manera, el seguimiento a tus prospectos será mucho más sencillo y estará coordinado, todos los miembros de tu equipo tendrán la información de seguimiento de cada prospecto en la plataforma CRM para escuelas, Kapta Schools. Además de que no necesita instalarse en la computadora, sino que sólo requieres de acceso a internet, podrás tener toda la información en el mismo lugar y con el acceso que requieres para tus colaboradores, facilitando así, la comunicación y fortaleciendo los procesos de seguimiento para cada uno de sus prospectos.
A través de ella podrás agendar visitas al plantel o campus, evaluaciones, así como entrevistas con los prospectos.
Puedes ver el registro de llamadas realizadas junto con comentarios en cada una.
Podrás programar alertas, así como recordatorios con descripciones detalladas o comentarios.
Tienes oportunidad de asignar el seguimiento del prospecto a otro compañero del equipo.
Puedes agregar comentarios y observaciones en cada acción registrada, todo esto para control y futuras revisiones.
Una vez recopilada la información, podrás pasar al aspirante a la siguiente etapa del proceso.
Para definir a cada uno de nuestros prospectos, les dividimos en etapas. La primera es: PROSPECTO, el momento de recolección de toda la información del candidato y se crea un historial con registro de llamadas, alertas, agenda y comentarios. A partir de ese momento pasa a la siguiente etapa: ASPIRANTE. En esta etapa se valida la documentación e información y se descarga la ficha de inscripción, de esta manera, el aspirante pasa a la etapa de CAJA, ahí se le da atención y seguimiento hasta el momento de registrar su pago de inscripción al plantel o colegio, y se descarga el recibo que valida el pago.
De esta manera te será más sencilo, tanto para ti, como para tu equipo, saber en qué momento puedes pasar al candidato de una etapa a la otra, además de que la plataforma genera de forma automática los documentos necesarios para su descarga, estos van personalizados con tu imagen institucional y los datos del candidato. Fichas de inscripción y recibos de validación de pago, para ambos, se requiere que desarrollo haga la configuración necesaria para que aparezcan con tu imagen institucional.
Se utiliza un calendario, a través del cual se lleva el registro de citas, se evalúa la asistencia y se visualiza el histórico del candidato, y existe una opción para reagendar citas. Dentro del histórico de cada prospecto se puede llevar un listado con detalle de cada una de las acciones, desde el registro del prospecto, hasta que se convierte en alumno de la institución. Dentro del histórico puedes visualizar las fechas, horas y nombre de quién realizó el registro y seguimiento, la etapa donde se encuentra el prospecto y comentarios en cada registro.
Esta plataforma te permite tener comunicación constante con tu aspirante en todas las etapas.
Kapta, nuestro CRM para instituciones educativas, cuenta con 4 tipos de autorespuestas para mantener informado, así como dar seguimiento a todos los candidatos vía email. Esta herramienta de mailing se configura con la imagen institucional de tu colegio o escuela y el texto que tú mismo determines.
Un factor sumamente importante para dar el seguimiento correcto a los candidatos es la función de registro de llamadas, este, te permitirá registrar todas y cada una de las llamadas realizadas al prospecto, desde la etapa inicial de candidato, hasta que lleguen a la etapa de caja. Junto con el registro de la llamada se puede añadir un comentario con el motivo de la llamada. Algo muy importante, es que nuestro CRM para escuelas registra toda esta información, sin embargo, no realiza llamadas desde la plataforma.
A través de nuestra plataforma, puedes validar, registrar, así como continuar el proceso de inscripción. Lo que Kapta hace, es dar una revisión a los datos recaudados de todos los aspirantes. De inicio puede crear una lista de documentos necesarios para realizar la inscripción, de esta manera, valida la entrega con fecha y hora. Cada una de estas acciones se registran en el histórico del alumno y están disponibles para consulta en todo momento.
Dentro de la plataforma de Kapta, se puede crear una lista personalizada de cada documento necesario para la inscripción, esto, para cada una de las diferentes áreas de la oferta académica que tenga la institución.
No solamente puedes registrar la documentación, sino que también podrás revisar y validar que la información del aspirante esté siempre completa, correcta y ACTUALIZADA. De igual modo la información de la oferta académica que le interese al candidato.
El CRM para escuelas de Kapta Schools te permitirá tener en un solo lugar toda la información que necesitas, y en el momento que la necesitas.
Como puedes ver, Kapta es un CRM para escuelas que fue diseñado para facilitar y eficientar todos tus procesos. En esta plataforma, podrás crear un catálogo de pagos y descuentos para todas tus ofertas académicas. Si bien es cierto, nuestro CRM no acepta de primera mano los pagos, pero sí registra cada uno de ellos. De igual manera puedes registrar descuentos aplicables en cada concepto de inscripción, los descuentos pueden determinarse por un periodo de tiempo, y de esta manera se activan y desactivan cuando sea necesario.
Kapta Schools es capaz de generar una ficha de inscripción para cada candidato, la cual se descarga digitalmente en formato PDF para su impresión, en el caso de que tu proceso lo requiera.
Al activar tu cuenta en Kapta Schools, podrás solicitar al equipo de desarrollo que se cree y agregue una matrícula. Lo que lleva esta ficha de inscripción es tu imagen institucional y los datos que determines, toda la información del aspirante que requieras; desde su información personal, la oferta académica, por mencionar algunos.
Una vez que se realice el pago, el CRM para colegios, de forma automática genera un recibo que valida dicho pago de inscripción, el cual también puede ser descargado en formato PDF. Este punto es necesario solicitarlo al equipo de desarrollo, en el momento de activar tu cuenta en Kapta Schools.
Toda la información de tu candidato puede ser registrada, pero cada acción en todas las etapas crea automáticamente un registro en el histórico de tus aspirantes; con fecha, persona que da el seguimiento, comentarios adicionales, así como el estatus y la etapa en la que se encuentra el aspirante. De este modo podrás tener un registro completo de cada inscripción y pago realizado. Llegarás a ser un plantel de vanguardia que usa la tecnología como una herramienta de captación y para eficientar todos sus procesos. Somos un CRM para instituciones educativas especializado.
La plataforma te permite visualizar en tiempo real reportes de cada registro generado, con la opción de verlo de forma general, por nivel educativo, o por oferta académica, según sea tu caso. De este modo podrás ver la eficiencia de tus procesos y la eficacia de todo tu equipo.
A través de los reportes de seguimiento, podrás ver e identificar qué colaborador registra más prospectos, ya que nuestros reportes lo arrojan de forma automática.
Podrás visualizar en qué etapa se encuentran tus candidatos, los reportes arrojan el estatus de cada candidato, si fue atendido o no, si se le dio seguimiento, si declinó, si está en espera de documentación o si ya se inscribió. Los reportes te mostrarán de forma gráfica cada uno de estos datos.
Para una institución educativa, es muy importante conocer el porqué muchas veces sus candidatos declinan, Kapta Schools, nuestro CRM para escuelas, te permitirá identificar los motivos más comunes, desde un cambio de residencia, horarios o hasta situaciones muy específicas. Sin embargo, un registro declinado, puede volver a activarse en cualquier momento en caso de que las circunstancias del candidato cambien. De este modo se tiene la oportunidad de seguir con el proceso nuevamente, aunque haya pasado cierto tiempo y el candidato haya declinado.
Si eres una institución educativa con variedad en oferta académica, esto es muy útil para ti, ya que la plataforma te da a conocer cuál nivel educativo u oferta académica genera mayor interés entre tus candidatos. Estos reportes se adecúan según la oferta académica de tu escuela o colegio.
Mide el alcance de tus campañas publicitarias o medios de contacto es algo muy importante para el equipo de marketing, ya que les permite identificar qué medio está funcionando o generando más prospectos y qué campaña tiene mayor éxito en el registro de candidatos.
Visualiza en tiempo real
Reportes de los registros que se van generando
dentro de la plataforma, ya sea de forma general o por nivel u oferta educativa.
El CRM para escuelas, Kapta Schools te permitirá estar informado del rendimiento de tu equipo de trabajo. Podrás visualizar en los reportes, las actividades de atención que realizan a los candidatos.
Estos reportes van desde identificar quién de tus colaboradores registra más candidatos. Es decir, te muestra las estadísticas de cuántos registros realiza cada colaborador de tu equipo, así podrás ver su rendimiento. En la plataforma puedes filtrar esta información por campus, nivel académico o fecha de registro.
También puedes ver quién de los colaboradores de tu equipo de trabajo hace más llamadas de seguimiento, se muestran las estadísticas de cada una de estas llamadas de seguimiento.
De igual manera, puedes identificar quién de los colaboradores agenda más visitas y entrevistas, puedes medir el número de citas que se agendan en un periodo de tiempo definido.
Incluso puedes ver los reportes de quién hace más observaciones en cada uno de los registros. La plataforma de Kapta Schools, te permite medir las notas u observaciones registradas en el perfil de cada candidato.
El CRM para colegios, Kapta, te da a conocer, a través de gráficos, el registro de alertas de seguimiento. Esta herramienta de alertas, le permite a tus colaboradores llevar una agenda de trabajo eficiente y es un identificador del desempeño de tu plantel.
No hay dudas, el CRM para escuelas, Kapta Schools, es una herramienta especializada para equipos de Marketing en instituciones educativas, ya que conocemos el proceso y las etapas por las que los candidatos deben pasar. Nos permitimos crear esta plataforma para eficientar esos procesos, y además puedas tener reportes de primera mano, que midan el rendimiento, tanto de tu equipo, como de tu plantel educativo.
Si te gustaría conocer de primera mano todas las ventajas y beneficios que tiene, implementar un CRM para escuelas, acércate hoy mismo con nosotros y pide una demostración.
Podrás mejorar el proceso de inscripción y además tus candidatos, podrás, fácilmente convertirse en alumnos de tu institución educativa. No es necesario contar con muchos niveles educativos o una gran cantidad de ofertas académicas, basta con que busques mejorar tus procesos, desde el primer contacto con el candidato, hasta que pasa a formar parte del alumnado.
Nuestro CRM para instituciones educativas puede ser implementado en todos los niveles, desde pre-escolar hasta preparatoria, así como en licenciaturas y posgrados. No pierdas más candidatos por falta de seguimiento, haz eficaz y eficiente ese proceso con nuestra plataforma de CRM para escuelas.